CÁCH KHẮC PHỤC FILE EXCEL BỊ CHẬM

Chắc hẳn chúng ta chẳng bao giờ chú ý tới điều này nếu không tồn tại việc một ngày nào đó file Excel ai đang làm hốt nhiên trở phải nặng nề, lờ đờ và ì ạch. Bọn họ đã làm những gì sai để xẩy ra việc đó? hay làm thay nào giúp “giảm cân” cùng tăng tốc độ xử lý của file excel? Hãy thuộc Học Excel Online tìm hiểu những nguyên nhân có tác dụng file excel trở yêu cầu nặng và tính toán chậm và cách khắc phục.

Bạn đang xem: Cách khắc phục file excel bị chậm

Định dạng không gồm kiểm soát

Việc định dạng không tồn tại kiểm soát, format bừa kho bãi là giữa những nguyên nhân thường gặp gỡ gây ra triệu chứng file bị nặng. Rất có thể kể tới 1 số ít lỗi format hay gặp gỡ phải như

1. Bỏ đường Gridlines bằng tô màu sắc nền trắng

Gridlines là con đường kẻ mờ phân chia các ô trong 1 sheet. Trong một trong những trường thích hợp muốn đào thải đường kẻ mờ này, họ lại thường làm biện pháp tô màu yêu cầu là màu trắng. Đặc biệt hơn khi bọn họ lại chọn toàn thể các ô trong Sheet cùng tô màu như thế này:

Bước 1: chọn toàn bộ các ô trong sheet bằng việc bấm chuột đoạn giao nhau thân tên cột, tên dòngBước 2: bấm chọn tô color nền và lựa chọn màu trắng.

Không rõ ai đã chỉ cho chính mình cách này, nhưng chúng ta hãy nhớ rằng biện pháp này 100% SAI và tạo ra lỗi cực kỳ nghiêm trọng là làm nặng file.

Có 1 cách đơn giản hơn những và không hề tốn công, kia là bài toán tắt vấn đề hiển thị Gridlines vào thẻ View

2. Thiết lập cấu hình bộ thanh lọc tự động tự động hóa Filter không kiểm soát

Việc thiết lập tự động hóa Filter không điều hành và kiểm soát cũng có tác dụng file bị nặng nề hơn. Họ thường tốt mắc lỗi là không chọn trước vùng tài liệu cần lọc mà lại cứ bấm ngay vào nút Filter vào thẻ Data, kết quả là công dụng Filter áp dụng thừa sang trọng cả những vùng dữ liệu không liên quan, nằm xung quanh bảng tính cần lọc:

Cách hạn chế là chọn vùng tài liệu cần lọc trước, tiếp đến mới bấm chọn tự động Filter

3. Cấu hình thiết lập Data Validation, Conditional Formatting không tồn tại giới hạn

Hai tính năng Data Validation cùng Conditional Formatting có tính ứng dụng rất to lớn nên liên tiếp được sử dụng. Mặc dù việc sử dụng mà không có giới hạn, không có kiểm soát và điều hành thì sẽ gây ra nặng file và làm cho chậm vấn đề tính toán. Vì mỗi 1 ô cất Data Validation, Conditional formatting đều giống như 1 ô đựng công thức. Excel cũng bắt buộc dành tài nguyên, bộ nhớ lưu trữ cho việc này, cũng phải đo lường và thống kê các điều kiện có liên quan.

Do đó chúng ta cần tuân hành nguyên tắc: sử dụng tới đâu thiết lập đến đó. Hoặc xác minh 1 mốc giới hạn từ trước cùng chỉ tùy chỉnh tạm thời tới đó.

Ví dụ họ muốn tùy chỉnh Data Validation cho vùng tài liệu cột Tên phương diện hàng, nhưng thay vì tùy chỉnh thiết lập cho cả cột thì bọn họ chỉ số lượng giới hạn từ loại 2 tới dòng 1000. Dự loài kiến bảng dữ liệu sẽ sở hữu được khoảng 1000 dòng. Lúc nào gần đến số lượng giới hạn này thì họ mới thiết lập mở rộng lớn hơn. Như vậy điều hành và kiểm soát dung lượng tệp tin sẽ tốt hơn.

Cách thiết lập cấu hình chỉ nhập dữ liệu dạng ngày tháng trong ô trên Excel

Cách giới hạn loại dữ liệu nhập vào ô vào Excel

Lưu dưới định dạng file .xls

Đuôi tệp tin .xls là dạng đuôi file dành riêng cho phiên bạn dạng Excel 97-2003. Đây là phiên bạn dạng đã lỗi thời, tài năng nén dữ liệu thấp. Cho nên khi lưu ở kiểu định dạng đó thì có thể làm tăng dung tích file. Dường như còn ảnh hưởng tới một số ít tính năng, hàm không sử dụng được ở các phiên phiên bản đời cũ. Cho nên vì thế khi giữ file chúng ta cần chăm chú tới đuôi file, định dạng file.

Xem thêm: Lợi Ích Của Việc Đi Du Lịch, : Học Được Gì Từ Những Chuyến Đi

Thông hay lưu ở cả 2 dạng sau:

File không cất macro: dạng tệp tin .xlsxFile gồm chứa macro: dạng file .xlsm hoặc .xlsb

Quá nhiều công thức động

Việc thống kê giám sát nhanh hay chậm chạp trong Excel dựa vào vào 2 yếu hèn tố:

Số lượng công thứcĐộ tinh vi của công thức

Vì vậy càng nhiều ô chứa công thức thì cũng khiến cho file nặng trĩu hơn, đo lường và thống kê nhiều hơn. Lúc ở chính sách tính toán auto (Calculator Automatic) thì mỗi lúc có bất kỳ thay đổi nào, cục bộ công thức đang được đo lường lại nhằm cập nhật. Cho nên vì thế để rất có thể giúp tệp tin nhẹ với tính nhanh, bọn họ cần đề nghị hết sức chú ý khi bố cục những bảng dữ liệu, có tác dụng sao hạn chế tối nhiều phần ô cất công thức. Bên cạnh đó còn phải cách tân và phát triển thuật toán để triển khai sao công thức dễ dàng nhất, dễ đo lường nhất, kiêng lòng vòng, tinh vi hóa vấn đề.

Một số quy tắc phải nhớ khi tổ chức triển khai dữ liệu:

Bảng dữ liệu (database – khu vực tập hợp tài liệu nhập vào) tinh giảm tối phần nhiều công thức. Bởi cấu tạo bảng dữ liệu thường lớn, có khá nhiều dòng, những cột. Cho nên vì thế nên thiết kế sao mang đến thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức trong bảng này.Tránh thực hiện công thức mảng. Các công thức mảng khiến việc giám sát và đo lường chậm rộng so với dạng thường. Cho nên vì thế hạn chế câu hỏi dùng phương pháp mảng. Vào trường hợp report có nhiều điều kiện thì hoàn toàn có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs chũm cho hàm Sumproduct, cách làm mảng.Trường hợp cần dùng nhiều cách làm hoặc file đích thực phức tạp, bạn cũng có thể thiết lập chính sách tính toán là manual khi nhập dữ liệu. Khi lập report thì mới được cho phép tính toán cùng với phím F9

Sử dụng vô số Name thừa, Name lỗi, links tới bên phía ngoài file

Việc áp dụng Name Range cũng cần chú ý. Name Range thường được dùng như 1 chiến thuật giúp cai quản dữ liệu tốt hơn, sử dụng nhanh rộng trong công thức. Mặc dù nhược điểm của nó là lúc copy dữ liệu đã đặt tên thì Excel sẽ chất nhận được mang cả tên đó theo. Như vậy rất giản đơn xảy ra câu hỏi có đều Name tham chiếu tới file khác, name rác rến không ước ao muốn.

Cách tương khắc phục:

Kiểm tra trong vỏ hộp thoại Name Manager và lọc phần nhiều Name lỗi, Name tham chiếu tới workbook khác để xử trí (hộp thoại Name Manager trong thẻ Formulas)Kiểm soát những Name động, Name chứa công thức. Giảm bớt việc sử dụng những Name này khi tất cả thể.

Kết luận

Khi làm việc trên Excel, bọn họ nên tất cả thói quen điều hành và kiểm soát các tài nguyên cơ mà Excel cung cấp. Bởi vấn đề sử dụng 1 cách lãng phí, không kiểm soát sẽ tạo ra những mối đe dọa khó lường. Excel cũng tương tự những dụng cụ khác, nó chỉ hữu ích và công dụng khi họ dùng đúng cách, đúng phương pháp, sử dụng tiết kiệm chi phí và hiệu quả những gì họ có.

Trong những vấn đề đã nêu sống trên, việc trở nên tân tiến tư duy logic để viết hàm giỏi hơn, kết quả hơn là rất khó nhất. Còn những nội dung khác chỉ cần bạn chăm chú trong quá trình thao tác làm việc là được.

Xem thêm: Chuyên Đề Ứng Dụng Của Toán Học Phổ Thông Vào Thực Tiễn, Sáng Kiến Kinh Nghiệm Toán Thpt

Bạn muốn bài viết liên quan những kiến thức và kỹ năng khác về Excel? Hãy tham gia khóa học Excel trường đoản cú cơ phiên bản tới chuyên gia của học tập Excel Online. Đây là khóa đào tạo và huấn luyện rất hữu ích giúp các bạn hiểu về những hàm, sử dụng công dụng các giải pháp trong Excel, áp dụng Excel vào trong công việc hàng ngày.