Cách Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán

     

Hướng dẫn cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học thuận lợi cho việc tìm kiếm và quyết toán thuế; Kinh nghiệm sắp xếp hồ sơ chứng từ sổ sách kế toán nhanh gọn.

Bạn đang xem: Cách lưu trữ chứng từ kế toán

Sắp xếp hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán sao cho hợp lý, thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm và quyết toán thuế sau này là điều mà không phải bạn kế toán viên nào cũng làm tốt. Với kinh nghiệm lâu năm trong việc làm dịch vụ kế toán Kế toán Thiên Ưng xin chia sẽ những kinh nghiệm sắp xếp chứng từ, sổ sách kế toán khoa học và hợp lý.


1. Cách sắp xếp chứng từ kế toán:

a. Đầu vào:- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng tiền mặt thì kèm phiếu chi tiền mặt.- Hóa đơn mua hàng thanh toán bằng chuyển khoản thì kèm ủy nhiệm chi hoặc giấy báo nợ vào phía sau hóa đơn.- Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn 01/TNDN (đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu b. Đầu ra:- Hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt của khách hàng thì kèm phiếu thu. (kẹp với liên 3 của hóa đơn GTGT hoặc liên 2 của hóa đơn bán hàng.)- Hóa đơn bán hàng khách hàng chuyển khoản thì kèm theo giấy báo có (phô tô)c. Kho:- Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa- Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.d. Chứng từ về thuế:- Tờ khai thuế GTGT, TNNC hàng tháng/quý và Tờ khai lệ phí môn bài: +) Sau khi nộp Tờ khai qua mạng thành công, các bạn nên download 1 bản về máy tính và 1 bản thông báo của Cơ quan thuế về việc chấp nhận tờ khai đó. (Vào mục tra cứu trên trang thuedientu để tải nhé).

Xem thêm: Cách Làm Râu Ngừng Mọc - Cách Triệt Râu Đơn Giản

- Giấy nộp tiền thuế môn bài, GTGT, TNCN...: Cũng như trên khi nộp tiền thành công các bạn nên tải 1 bản về máy tính để lưu cùng với Tờ khai tháng/quý đó. Ví dụ: Tờ khai lệ phí môn bài lưu cùng với Giấy nộp tiền lệ phí môn bài. Tờ khai thuế GTGT lưu cùng với Giấy nộp tiền thuế GTGT tháng/quý đó.- Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý (nếu có)- Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền.e. Cách sắp xếp chứng từ kế toán tiền lương:- Hồ sơ của người lao động.- Hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng giao khoán, thời vụ, thuê dịch vụ ngoài ...- Các quyết định bổ nhiệm, quyết định tăng lương, quy chế lương thưởng ...- Bảng chấm công.- Bảng thanh toán tiền lương.- Đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.- Bảng cam kết 02/CK-TNCN nếu có HĐLĐ dưới 3 tháng mà không khấu trừ 10% thuế TNCN.- Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN.- Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động.- Các hồ sơ và chứng từ với các cơ quan khác như: Cơ quan BHXH, Liên đoàn lao động... cụ thể như: Báo cáo tình hình sử dụng lao đông, sổ quản lý lao động... Hồ sơ tham gia BHXH, chứng từ nộp tiền BHXH...Lưu ý: Các bạn đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn.

Xem thêm: Tưởng Tượng Mình Gặp Gỡ Và Trò Chuyện Với Những Người Lính Trong Bài Thơ Đồng Chí


3. Cách sắp xếp chứng từ kế toán: (hình thức nhật ký chung)- Sổ nhật ký chung- Sổ nhật ký thu tiền- Sổ nhật ký chi tiền- Sổ nhật ký mua hàng- Sổ nhật ký bán hàng- Sổ cái tài khoản: tất cả các TK phát sinh- Sổ chi tiết tài khoản- Sổ quỹ tiền mặt- Sổ tiền gửi ngân hàng (chi tiết từng ngân hàng)- Bảng trích khấu hao tài sản cố định- Thẻ tài sản cố định- Bảng phân bổ CCDC- Bảng chi tiết nhập xuất tồn hàng hóa- Thẻ kho- Sổ chi tiết công nợ phải thu- Sổ chi tiết công nợ phải trả- Biên bản đối chiếu công nợ đến hết năm tài chính- Sổ chi tiết tiền vayCác sổ khác theo yêu cầu quản lý của DN
4. Cách sắp xếp các loại hợp đồng:- Hợp đồng mua vào- Hợp đồng bán ra- Tờ khai hải quan (nếu có hàng hóa xuất khẩu).- Hồ sơ dự toán, hồ sơ quyết toán công trình kèm theo bản photo các chi phí liên quan (nếu là DN xây dựng)- Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
Trên đây là những hồ sơ, chứng từ, sổ sách chủ yếu mà các bạn cần quan tâm. Còn tùy theo thực tế của mỗi doanh nghiệp mà có thêm các hồ sơ chứng từ khác như: Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tài liệu về công nợ...- Các bạn sắp xếp sao cho khi quyết toán Cán bộ thuế hỏi đến cái gì là có thể biết ngay nó ở đâu và tìm ra một cách nhanh nhất!Chúc các bạn sắp xếp hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán được khoa học và hợp lý!
-------------------------------------------------------------------------------------------Các bạn muốn học thực hành làm kế toán tổng hợp trên chứng từ thực tế, thực hành xử lý các nghiệp vụ hạch toán, tính thuế, kê khai thuế GTGT. TNCN, TNDN... tính lương, trích khấu hao TSCĐ....lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế cuối năm ... thì có thể tham gia:Lớphọc kế toán thực hànhthực tế.--------------------------------------------------------------------
*